Interview: HR-Führungskraft zum Thema Work From Home Beratung, die Unternehmen anbieten sollten

Angesichts der Veränderungen, denen Unternehmen und Bildungseinrichtungen in der aktuellen Situation unterworfen sind, stehen Personalleiter überall auf der Welt vor der Aufgabe, die Mitarbeiter zu schützen und ihnen nützliche Tipps für die neue Normalität zu geben.

Yamaha hat einen erfahrenen Personaler mit mehr als 20-jähriger Erfahrung in verschiedenen Branchen (High-Tech, Finanzen, Pharma, E-Commerce ...) gefragt, wie Arbeitgeber in dieser Zeit (und danach) den Erfolg und die Produktivität sichern können, indem sie ihren Führungskräften und Teams Perspektiven eröffnen, sie informieren und sie mit geeigneter Technik ausstatten.

Hier eine Transkription des Interviews, das am 18. März 2020 stattgefunden hat:

Wie sollten die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten festlegen, welche Ausrüstung sie und ihre Teams für die Arbeit im Homeoffice haben müssen?

– Ist das private Netzwerk des Mitarbeiters sicher (kennwortgeschützt), vor allem dann, wenn er mit firmeneigenen Daten arbeitet und der Nachbar eventuell darauf Zugriff hat, weil er das Internet mitnutzt?

– Die Ausstattung eines Mitarbeiters sollte von seinen Aufgaben abhängen. Nicht alle brauchen dieselben Geräte. Spricht jemand regelmäßig mit Kunden? Muss er Telefon- oder Videokonferenzen leiten und braucht dafür ein gutes Telefon mit Lautsprecher und eine hohe Videoqualität? Davon hängt ab, welche Geräte nötig sind.

– Hat jeder eine eigene gebührenfreie Leitung für seine Anrufe/Meetings? Oder gibt es nur eine für das gesamte Team? Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Gruppenanruf zu starten und festzustellen, dass über diese Leitung schon ein anderes Meeting stattfindet.

– Die Bezahlbarkeit und das Budget des Unternehmens spielen eine wichtige Rolle. Handelt es sich um ein großes Unternehmen, das sich die zusätzliche Ausstattung (Speakerphones usw.) für seine Mitarbeiter leisten kann, oder müssen sie mit dem auskommen, was sie haben?

Was sollten Arbeitgeber bei dieser Umstellung auf Homeoffice von ihren Mitarbeitern verlangen oder ihnen vorschlagen? Viele Unternehmen waren ja nicht darauf vorbereitet.

– Je nach Aufgabenbereich des Mitarbeiters muss der Vorgesetzte unter Umständen klären oder noch einmal betonen, welche Arbeitszeiten erwartet werden (z. B. Kernarbeitszeiten, in denen der Mitarbeiter für Kunden und Kollegen erreichbar ist).

– Wenn erwartet wird, dass jemand sowohl telefonisch als auch online erreichbar ist, sollte ihm dies ausdrücklich mitgeteilt werden. Es kommt zum Beispiel vor, dass jemand bei der Remote-Arbeit vergisst, seine Voicemail-Nachrichten abzuhören, bis er wieder ins Büro geht.

Wie sollten Vorgesetzte die Arbeit kontrollieren? Ist Videoüberwachung gut oder verletzt sie die Privatsphäre? Was ist Best Practice?

– Ich denke, Videoüberwachung ist ein bisschen übertrieben.

– Zum Beispiel können sich Mitarbeiter über eine Team-Website oder SharePoint anmelden, wenn sie arbeiten, und abmelden, wenn sie eine Pause oder Feierabend machen. Das hängt definitiv von der Position, den Aufgaben usw. ab.

Woran sollten Teams denken, wenn sie langfristig wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren möchten?

– Ich denke, sie müssen sich langfristig auf Remote-Arbeit einstellen.

– Wenn das hier noch ein paar Monate dauert, ist das „Notpflaster“, mit dem manch einer zur Zeit vielleicht arbeitet, auf lange Sicht keine Lösung.

– Arbeitgeber müssen unter Umständen geeignete Geräte/Technik für die Telearbeit leihen oder kaufen, damit die kundenseitigen Abläufe reibungslos vonstatten gehen.

Remote-Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass sie zum Unternehmen „dazugehören“ ... dass sie geschätzt werden ... was sollten Teams/Manager tun?

– Wöchentliche Teambesprechung

– Täglich eine virtuelle „Stand-up“-Konferenz, bei der das Team vom Teamleiter wichtige Anweisungen und Informationen zu den Projektprioritäten erhält

– Weitergabe von Best Practices und geeigneten Tools (Zoom, Microsoft Teams usw.)

Dass Mitarbeiter nicht mehr ins Büro bzw. an ihren Arbeitsplatz kommen, hat für viele Unternehmen zweifellos negative Folgen, denen mit unklaren Richtlinien und kurzfristigen Prozessen aber nicht beizukommen ist. Wenn Maßnahmen für das ganze Unternehmen gelten, wenn die Unterstützung und die Investitionen von der Führungsebene ausgehen, ist das sowohl für große als auch für kleine Teams von Vorteil.

Das ist jetzt für viele Neuland, aber Arbeitgeber sollten die Mitarbeiter zumindest um Hilfe bitten, um herauszufinden, welche Hilfsmittel/Ressourcen die Arbeit produktiver und angenehmer gestalten können.

Wenn die Mitarbeiter in solchen Zeiten das Gefühl haben, dass sich der Arbeitgeber aufrichtig für sie und ihre persönlichen Bedürfnisse interessiert, wird der Arbeitgeber später davon profitieren – in vielen Fällen verbessern sich Mitarbeiterbindung und Produktivität.