7 Gründe, warum Besprechungen per Videokonferenz wichtig sind

Warum kommunizieren wir mit Videokonferenzsystemen? Liegt es daran, dass wir dabei visuelle Eindrücke haben, die wir sonst nur im persönlichen Gespräch bekommen? Vielleicht an der Bequemlichkeit, mit jemandem auf der anderen Seite der Welt zu sprechen, ohne zu verreisen? Wie auch immer, es ist ein sprunghafter Anstieg der geschäftlichen Remote-Kommunikation zu verzeichnen.

In diesem Ratgeber zeigen wir 7 wichtige Vorteile von Videokonferenzen auf, die sich enorm auf Ihre Geschäftsbeziehungen und die allgemeine Produktivität auswirken. Wir möchten Ihnen damit vor Augen führen, warum die Videokomponente so wichtig für eine effektive Kommunikation ist und auch für Ihr Unternehmen eine gute Ergänzung sein kann.

Mit einem Videokonferenzsystem können Sie ganz einfach mit dem ganzen Team Besprechungen abhalten. Die Möglichkeit, ein Gespräch mit verschiedenen Teilnehmern zu starten, die sich an völlig verschiedenen Orten befinden, bringt die unterschiedlichen Teammitglieder zusammen und stärkt ihr Gefühl der Verbundenheit.

Bei einer Videokonferenz fasst man schneller Vertrauen als bei einem Telefonanruf. Wenn Sie jemandem ins Gesicht sehen, sein Lächeln wahrnehmen und auf seine Körpersprache reagieren, lernen Sie ihn auf einer ganz anderen Ebene kennen. Sie entspannen sich, wenn Sie sehen, wie Ihr Gegenüber reagiert, daher ist die Interaktion weniger anstrengend. Kurz gesagt: Bei Videokonferenzen bekommen Namen ein Gesicht (und eine Stimme).

Menschen können visuelle Informationen wesentlich besser speichern als akustische. Studien haben gezeigt, dass nur 7 % der Kommunikation verbal stattfindet (d. h. ausgesprochen wird), während die Stimmmodulation 38 % und nonverbale Signale 55 % ausmachen. Bei einer Videokonferenz können Sie die Körpersprache, die Gesten, den Gesichtsausdruck usw. der anderen Teilnehmer sehen.

Eine Telefonkonferenz mit zusätzlicher Videoübertragung kann auch die Produktivität steigern. Da sie einem realen Gespräch sehr nahe kommt, werden Teilnehmer von Ablenkungen abgehalten, die bei Audioanrufen verlockend sein können (z. B. nebenbei E-Mails zu lesen). Hier greifen die normalen Verhaltensregeln – Sie müssen Augenkontakt mit dem Gegenüber halten, konzentrieren sich dadurch stärker auf das Gespräch und können sich besser auf die unmittelbaren Bedürfnisse des Gesprächspartners einstellen.

Ein persönliches Treffen aller Teammitglieder kann dem Unternehmen große Ausgaben verursachen. Bei einer Konferenz vor Ort entstehen Kosten für Flüge, Unterkunft und vieles mehr. Außerdem können die Mitarbeiter eine Zeit lang nicht ihre täglichen Aufgaben erledigen. Mit Videokonferenzen können die Teammitglieder ganz einfach und so oft sie möchten miteinander in Verbindung treten. Durch die heutige Technologie vermitteln Videokonferenzen den Eindruck eines echten persönlichen Gesprächs.

Die neuesten Videokonferenzsysteme verfügen über Zusatzfunktionen, die ein Konferenztelefon einfach nicht zu bieten hat. Die Teilnehmer können Folien miteinander teilen, Umfragen einrichten und live gemeinsam an einem Dokument arbeiten – und dies ist nur eine Auswahl der handelsüblichen Funktionen von Videokonferenz-Software. Diese Extras sorgen für ein natürlicheres Gespräch und eine bessere Einbindung der Teilnehmer.

Wie bereits erwähnt, sparen Videokonferenzen eine Menge Zeit, die Sie normalerweise mit der Terminvereinbarung und mit Reisen verbringen würden. Durch die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Videokonferenzsystemen können Sie spontan eine Besprechung abhalten, sobald sich beide Teilnehmer bei der Konferenzsoftware angemeldet haben. Dadurch kommen Sie gleich zum Punkt, ohne die üblichen Formalitäten in den ersten 10 bis 15 Minuten einer im Voraus geplanten „offiziellen“ Konferenz. Wenn alle auf demselben Stand sind, können Sie ohne Zeitverlust beginnen, Ideen auszutauschen und Probleme zu lösen.